Как оформить официальный запрос

Содержание

Письмо – запрос. Готовые примеры и бланки

Как оформить официальный запрос

1. Для чего нужен письменный запрос
2. Нюансы составления
3. Скачать бланк и образец письмо – запроса
4. Примеры различных писем – запросов
5. Способы отправки письма – запроса
6. Сроки ответа

1. Для чего нужен письменный запрос

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

2. Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4.

Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.

При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

3. Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

4. Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации

Письмо – запрос о предоставлении информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схеманаписания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3.

Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1.

«Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)

Письмо-запрос подтверждения информации

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

5. Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации.

Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3.

Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

6. Сроки ответа

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании.

Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз.

Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

письмо

Источник: https://www.rublanki.ru/pisma/pismo-zapros-gotovye-primery-i-blanki/

Письмо-запрос: Бланк и образец заполнения

Как оформить официальный запрос

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

 Бланк письма-запроса (word)

 Образец составления письма-запроса (word)

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

  • индивидуальными предпринимателями;
  • частными гражданами;
  • представителями органов власти;
  • общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

  1. Наименование отправителя.
  2. Наименование получателя (адресата).
  3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
  4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
  5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
  6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
  7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
  8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
  9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

  • по обычной почте;
  • по е-мэйл;
  • передать по факсу;
  • передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

  • прайс-лист;
  • условия акции, предоставления скидок;
  • технические характеристики товара и т.п.

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

О подтверждении информации

В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.). 

О предоставлении документов

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Запрос в налоговую инспекцию

Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

Запрос в банк

В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-napisat-pismo-zapros/

Письмо-запрос

Как оформить официальный запрос

Письменный запрос – это требование предоставить определенную информацию, направляемый чаще всего в государственные и муниципальные органы. Общий срок ответа на запрос обычно устанавливается как 30 календарных дней. Запрос может отправляться посредством почты или же в режиме он-лайн.

В любом случае вы должны четко изложить ваше требование, приложить в случае необходимости подтверждающие документы, фотографии и т.д. Вы можете попросить представить определенные сведения, копии документов, толкование законодательства и т.д.

В некоторых случаях за предоставление документов вам придется заплатить государственную пошлину.

Однако стоит помнить, что если государственные органы в большинстве случаев обязаны давать ответы на запросы граждан, то организации этого делать не обязаны и могут безнаказанно проигнорировать ваше требование. Исключение – адвокатский запрос. 

Шаг 1. При написании данного письма подробно сформулируйте запрос.   
     
Шаг 2.    Будьте конкретны в указании предмета запроса. По возможности в доброжелательной форме укажите срок на выполнение запроса.            

Шаг 3.    Укажите причину запроса.

Шаг 4.    В написании письма будьте вежливы и аккуратны.     

Шаг 5.    Подпишите письмо-запрос. 

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55 

Генеральному директору
ООО «Джейн доу» 

г-ну Петрову П. П.

Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

 Исх. № 1 
от «01» июня 2018г.

           Запрос на предоставление Акта сверки          

Уважаемый Петр Петрович!

Прошу вас предоставить Акт сверки взаиморасчетов по оплате арендной платы и иных предусмотренных Договором аренды № 1 от «01» июня 2017г. платежей за период с «01» июня 2017г. по «31» мая 2018г.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

Генеральному директору
ООО «Джейн доу» 

г-ну Петрову П. П.

Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 2 
от «02» июня 2018г.

Уважаемый Петр Петрович!

Благодарим вас за коммерческое предложение, полученное нами от вашей организации «15» мая 2018 года (входящий № 43) .

Мы заинтересованы в приобретении материалов, реализуемых ООО «Джейн доу», однако для положительного решения вопроса о заключении контракта, нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

В связи с этим, просим вас выслать подробный прайс-лист на реализуемую продукцию. 

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Председателю правления 
АО «Джейн доу Банк» 
г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 3 
от «03» июня 2018г.

Запрос на предоставление копий документов

Уважаемый Петр Петрович!

Для целей восстановления безнадежно испорченной вследствие пожара в офисе документации просим вас в ближайшее время направить в наш адрес копии находящихся в вашей организации расчетных документов о поступлениях и списаниях денежных средств, а также банковских выписок по счету ООО «Джон доу» за 2018 год.

Номер расчетного счета нашей организации: 46950934893476578954.

Благодарим за понимание.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                            Иванов И.И.

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Генеральному Директору 
ООО «Джейн Доу» 
г-ну Петрову П.П.  Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 4 
от «04» июня 2018г.

Запрос на предоставление учредительных документов

Уважаемый Петр Петрович!

Для заключения договора между ООО «Джон доу» и ООО «Джейн доу» прошу предоставить заверенные организацией копии следующих документов:

— устав организации;

— доверенность на подписанта;

— свидетельство ИНН;

— свидетельство ОГРН;

— свидетельство ИФНС;

— решение или протокол о назначении Генерального директора.

Скан – копии документов прошу направить по электронной почте, заверенные организацией бумажные копии документов прошу направить почтой России или курьерской службой.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон доу»                          _________________                    Иванов И.И.

После регистрации станут доступны примеры документов, рекомендации, а также пошаговые инструкции

Источник: https://formadoc.ru/entity/mails/pismo-zapros/

Запрос на предоставление информации: образец

Как оформить официальный запрос

Письмо-запрос представляет собой определённый вид делового письма. Здесь одна сторона желает получить от второго участника конкретную информацию.

В каких случаях составляется такой запрос

Запрос может в следующих случаях:

  • Для получения прайса компании на товары/услуги.
  • Для получения документов, справок.
  • Для получения подробной информации о товарах или услугах.
  • Для уточнения скидок и акций.
  • Для получения справки о сроках доставки или оплаты.
  • Другие сведения.

Рассмотрим основные примеры таких писем:

  1. Запрос о предоставлении необходимых документов, справочных листов.
  2. Запрос в налоговую службу.
  3. Запрос в банковское учреждение.
  4. Запрос документа для сверки.
  5. Запрос для уточнения полученной информации.

Такие послания необходимы при общении с деловыми партнёрами. Они могут послужить отличной основой для начала плодотворного сотрудничества или, наоборот, сильно воздействовать на него, если компания-партнёр медленно реагирует на просьбы или неэффективно работает.

Такое письмо сильно схоже с письмом-просьбой. Но имеет отличие в том, что оно носит более официальный характер и имеет отношение непосредственно к самой деятельности компании.

  • Как грамотно и с соблюдением всех этических норм составить письмо-запрос?
  • В каких случаях вам могут отказать в предоставлении информации?
  • Как всё-таки обжаловать решение, если вам поступил отказ в предоставлении сведений?

Такого рода послания нужно составлять с соблюдением этики и делового стиля. Не нужно отклоняться от официального изложения, иначе вас могут не так понять. Особенно это касается писем, адресованных в государственные учреждения.

Это важно знать:  Образец заявления о возврате госпошлины в налоговую

Письмо-запрос можно писать в произвольной форме, но оно должно содержать в себе следующие пункты:

  • В самом начале послания следует указать название организации, в которую вы его отправляете. Здесь можно написать фамилию, имя и отчество конкретного сотрудника, либо название отдела, например, юридический отдел. В нём также важно указать контактные данные компании-отправителя: название, отдел, номер телефона и электронную почту.
  • В самом послании нужно сформулировать конкретные вопросы, без «воды». Избегайте общих фраз, составляйте запрос в чёткой форме, чтобы сотрудник признал его двусмысленным. Иначе вы потратите своё время на постоянные уточнения деталей.

Если у вас несколько вопросов в письме, то разбивайте их по пунктам, не мешайте их в общем тексте.

Общаться можно устно, письменным путём или по электронной почте. Самым удобным и распространённым является третий вариант. При письменном общении оформляйте запрос заказным письмом.

Скачать бланк письма-запроса можно по этой ссылке

Скачать образец письма-запроса можно здесь

Законодательные документы

Все запросы о предоставлении информации регулируются федеральным законом номер 8 от 9 февраля 2009. Письменный запрос подлежит обязательной регистрации в течение трёх лет, а устный — за одни сутки. Если лицо после получения запроса понимает, что не может предоставить информацию (некомпетентен), то нужно в течение семи дней предоставить обоснованный ответ.

Ответ на полученное послание нужно отправить в течение месяца с момента его регистрации. Если вдруг нужно больше времени, то об этом необходимо уведомить получателя.

В каких случаях могут отказать?

  1. Если информация уже есть в открытом доступе.
  2. Такая информация предоставляется ограниченному кругу лиц.
  3. Вы уже получали ответ.
  4. В письме просят оценить результат работы государственного органа или сделать аналитический расклад.

Кто составляет письмо?

Такие послания создаются от лица компании уполномоченным сотрудником. Он должен являться специалистом именно в той сфере, в которую составлен запрос. Перед отправкой его желательно согласовать с директором, это поможет избежать недоразумений.

Кто получатель?

Запрос может быть составлен любому сотруднику организации. Здесь желательно указать такое обращение, как «Уважаемый или Уважаемая». А также письмо можно обратить в отдел, например, технический.

Как грамотно оформить?

Как уже говорилось ранее, такое послание должно носить официальный характер.
Список правил, которые нужно соблюдать при написании запроса:

  • Указать название компании-получателя.
  • Сформулировать суть вопроса.
  • Если вам нужно получить ответ в конкретную дату, то укажите это в своём письме.
  • К посланию можно приложить ссылки на законодательную базу, обосновывающую ваш запрос.
  • В послании должны быть указаны фамилия, имя и отчество отправителя и его контактные данные (номер телефона, почта).

Как правильно оформить письмо?

  1. Вручную.
  2. На бланке компании.

Первым вариантом пользуются крайне редко, да и ждать ответа придётся долго, так как его нужно отправлять по почте России.

Второй вариант — самый распространённый и удобный. Почти все сейчас пользуются электронной почтой, и отправить запрос можно всего лишь в один клик.

Сколько ждать ответ?

Законом не предусмотрены конкретные сроки предоставления ответа. По правилам этики, на любой запрос должно поступить ответное письмо.

Запрос на предоставление информации

Обращение состоит из:

  • Пояснения к написанию такого текста.
  • Приложения ссылок на законы, если нужно.
  • Смысла обращения.
  • Сути вопроса.
  • Инициалов отправителя, даты.
  • Номера исходящего письма.

Скачать образец письма на запрос информации можно здесь

Текст о предоставлении документации

Структура письма:

  • Сведения отправителя.
  • Дата и исходящий номер.
  • Наименование послания.
  • Персональное обращение.
  • Смысл просьбы.
  • Вежливое обращение.
  • Подпись и печать.

Скачать такой пример письма можно тут

Запрос в налоговую службу

В обращении необходимо указать:

  • Наименование компании.
  • ИНН.
  • Адрес.
  • Фамилия и инициалы директора, подпись.
  • Штамп организации.

Образец такого письма представлен здесь

Послание в банк

Укажите такие данные:

  • Сведения об отправителе.
  • Суть проблемы.
  • Ссылки на законодательные акты.

Образец такого текста можно скачать тут

Запрос сверочного акта

Такое послание нужно для проверки наличия задолженности у компании или переплаты по счетам. Оформлять его нужно на официальном бланке компании на имя её руководителя.

Такое письмо вы можете скачать по этой ссылке

Письмо-запрос на подтверждение информации

Здесь также указываются реквизиты отправителя и причина, по которой вам должны подтвердить ту или иную информацию. Не забудьте указать свои контакты для оперативного получения ответа на запрашиваемые сведения.

Скачать образец можно по этой ссылке Следующая

Это важно знать:  Поиск по исполнительному производству

Источник: https://fms21.ru/zashita/zapros-na-predostavlenie-informaczii-obrazecz.html

Образец письма ответа на запрос информации

Как оформить официальный запрос

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики.

Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее.

Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к.

с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время.

Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Читать еще:  Образец письма преподавателю

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Как правильно составить ответ на запрос о предоставлении информации, образец письма

Составление ответа на запрос информации является весьма распространённым видом делового письма, с которым неоднократно сталкивается каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности.

Без знания основ делового письма невозможно деловое общение и правильное ведения переписки. В рамках данной статьи описан порядок и правила написания данного вида документа.

Рассмотрены основные виды, оформление положительного и отрицательного ответа, а также приведен наглядный пример

https://www.youtube.com/watch?v=cR-Xxrif2do

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Когда требуется?

Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:

  • В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
  • В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
  • В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
  • В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
  • В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
  • В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

  1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
  2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

Как правильно оформить?

Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:

  1. Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).

    В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.

  2. Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.

    По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.

  • Далее необходимо выразить обращение к представителю организации, в которую будет направлен ответ на запрос. Пример: «Уважаемый Иван Сергеевич!».
  • Составление «тела» документа. ответа будет отличаться в зависимости от его вида. При положительном ответе указывается:
    • реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
    • информация по запросу.

    В случае отрицательного письма указываются:

    • реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
    • причина отклонения просьбы;
    • констатация отказа.
  • Приложения. Указываются в случае, если была запрошена какая-либо документации, которую предприятие готово представить.
  • Ставится подпись генерального директора организации или его представителя, а также печать юридического лица.
  • Положительно

    ООО «Силуэт» Генеральному директору

    г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»

    тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.

    ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746

    Источник: https://gimnazia40.ru/pisma-zapiski/obrazets-pisma-otveta-na-zapros-informatsii

    Образец письма-запроса о предоставлении документов

    Как оформить официальный запрос

    Деятельность любого предприятия выстраивается на основании информации. Получение ее происходит разными путями. В ряде случаев у субъекта возникает необходимость составить запрос на предоставление документов (образцы прилагаются в тексте). При его оформлении нужно придерживаться определенных правил, о которых поговорим в этой статье.

    Необходимость составления запроса

    У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:

    • Письмо коммерческому партнеру с просьбой о предоставлении прейскуранта на услуги.
    • Запрос юридического лица в ФНС о новых нормативах по составлению отчетности.
    • Запрос кредитно-финансового учреждения о финансовом состоянии клиента и его деловой репутации и пр.

    Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства. Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов. Так, запрос обязательно должен содержать причину, по которой корреспонденту требуется получение информации. Как правило, это:

    • Законодательные акты.
    • Судебные решения.
    • Заключенные ранее договора.

    Причину можно не указывать только, если она очевидна для обеих сторон.

    Правила составления

    Законом не определена единая форма для письма-запроса, поэтому составляется документ в произвольной форме с соблюдением ряда правил. Он должен содержать в себе:

    1. «Шапку», в которой указываются сведения об отправителе и адресате (наименование структуры полное, юридический и фактический адрес, контактные данные).
    2. Дату и место его составление.
    3. Регистрационный номер письма, под которым он отмечен в журнале отправленной корреспонденции.
    4. Наименование документа.
    5. Обращение к адресату. Как правило, используется обращение по имени, отчеству с приставкой «уважаемый (ая)». Исключение – письма в официальные в государственные структуры.
    6. Основную суть запроса.
    7. Подписи уполномоченных лиц и печать организации.

    «Тело» документа, т.е. конкретно сам запрос желательно начинать с обоснования причины. Нет необходимости расписывать ее очень подробно, достаточно одной фразы. Например, «на основе заключенного ранее договора о…» или «в соответствии с нормативным актом № …» и пр.

    В запросе стоит излагать только одну конкретную просьбу или предложение в лаконичной форме. Конечно, если у отправителя имеется несколько небольших просьб, отправлять множественные запросы одному адресату не стоит. Если ситуация, повлекшая необходимость сделать запрос нестандартная, нужно изложить ее более детально. Так, чтобы у адресата не оставалось вопросов на этот счет.

    Любой запрос изначально предполагает ответ на него. Если отправителю он требуется срочно, необходимо этот факт указать отдельно. Например, «на данный запрос ответ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней» или «во избежание недоразумений, просим ответить, как можно скорее» и пр.

    В конце письма желательно дать указание на желательный способ ответа. Это может быть просьба отправить:

    • Бумажное заказное письмо на обозначенный почтовый адрес.
    • Электронное письмо на e-mail.
    • Факсимильное сообщение.
    • Письмо с курьерской доставкой.

    Разновидности запросов

    Имеются различные классификации запросов. Делятся они в зависимости от:

    • Цели отправления.
    • Типа отправителя.
    • Типа адресата.

    Рассмотрим наиболее распространенные группы.

    Запрос о предоставлении информации

    Данный тип запросов – самый часто встречаемый. В таком письме отправитель просит предоставить ему какие-то сведения, а не документы или их части. Это может быть информация относительно:

    • Стоимости товаров и услуг.
    • Технических характеристик предлагаемой продукции.
    • Условий участия в мероприятиях и пр.

    В таком письме следует максимально подробно изложить сведения о каком продукте интересуют отправителя.

    Если это товар, необходимо обозначить его наименование, артикул, модель, марку, дату производства и пр. Не обязательно, все указанные пункты должны быть известны отправителю, но имеющиеся сведения нужно указать максимально.

    Запрос о подтверждении информации

    Письмом с просьбой подтвердить информацию, отправитель, как правило, просит предоставить ему сведения, выписки из официальных документов.

    Например, Посольство делает запрос по месту работы заявителя с просьбой подтвердить размер заработной платы для предоставления визы. При этом четкое указание на вид документа, из которого будет предоставляться информация, отсутствует.

    Запрос о предоставлении документов

    Если просителю необходимы от адресата какие-то документы, в запросе следует указать их наименование, а не просто обозначить суть вопроса. При условии, что требуется нотариальная или иная заверка копий, этот нюанс следует отдельно оговорить в тексте. Если достаточно подписи руководителя предприятия и печати, данный факт нужно также обозначить.

    Запрос в Налоговую Инспекцию

    Любой хозяйствующий субъект обязан отчислять налоги в федеральный и местные бюджеты. Это значит, между предприятием и ФНС осуществляется постоянное взаимодействие.

    Учитывая, множественные изменения налогового законодательства у субъектов периодически возникает необходимость сделать уточнения относительно нормативов или иной информации. Для реализации составляется запрос в отделение ФНС.

    Формируется он, как правило, от лица главного бухгалтера или руководителя структуры.

    Заключение

    Единой формы запросов о предоставлении информации не существует. Пишутся они произвольно с соблюдением правил делового этикета.

    Источник: https://alaws.ru/zapros-dokumentov-obrazec/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.