Как упорядочить документы

Содержание

Советует делопроизводитель. Как упорядочить документы в офисе

Как упорядочить документы

Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки? О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович.

  • Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
  • Проблематично отследить срок выполнения поручений.
  • Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
  • Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
  • При увольнении работников документы не передаются в срок.
  • Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
  • Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.

Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства. Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.

Как упорядочить документы. Основные этапы

Этап 1. Изучите документы.

Этап 2. Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

Этап 3. Рассортируйте документы согласно списку. Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.

Этап 4. Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии. По закону копии документов хранятся до минования надобности. После этого их можно уничтожить.

Этап 5. Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба). Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

Какие средства подойдут для оперативного хранения документов
ЛоткиИдеально подходят для хранения корреспонденции. Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма.
Папки-скоросшивателиВ них удобно подшивать отработанные документы (с выполненными заданиями, поручениями). На корешках нужно сделать наклейки с краткими названиями категорий документов.
КоробаЛучше подобрать короба разных цветов и желательно из пропилена – они самые легкие.

Как подшить документы в папки

Обычно в папку подшиваются документы одной категории (подкатегории).

Если документы одной категории (подкатегории) не помещаются в одну папку, их распределяют по томам – папкам с одинаковым названием.

Документы раскладываются по дате составления так, чтобы самые поздние оказались сверху. При передаче в архив порядок документов меняется: самый поздний должен быть внизу, самый ранний – сверху.

Чтобы отделить документы разных годов в одной папке, используются цветные стикеры или листы-прокладки. Это облегчает поиск.

После того как документы подшиты в папку, составляется реестр документов этой папки. Указывают регистрационный номер документа, дату его составления, адресат, краткое содержание и др. Лист-реестр размещают поверх документов или закрепляют на обложке папки. В нем нужно оставить свободное место, чтобы позже внести в список (можно вручную) другие документы – по мере их поступления.

Рекомендуется составить реестр всех папок с документами. В реестре указать содержимое каждой папки, дату ее создания и окончания ведения, место хранения и др.

Меняйте делопроизводство, но постепенно

Систематизация документов – только часть работы. Важно организовать движение документов в организации таким образом, чтобы проводить уборку как можно реже.

Для этого обязательно нужно регистрировать входящие и создаваемые документы, контролировать документы, которые находятся в работе, вовремя перемещать отработанные документы в папки и короба согласно выбранному классификационному принципу.

Также рекомендуется разработать локальный нормативный акт – инструкцию по делопроизводству, закрепляющую единые правила работы с документами всех работников компании.

© НААР.РУ

Источник: http://naar.ru/articles/sovetuet-deloproizvoditel-kak-uporiadochit-dokumenty-v-ofise/

Как создать удобную файловую структуру для ваших документов

Как упорядочить документы

Не прочитано

После того как вы очистили компьютер от лишних файлов, пора привести в порядок все остальные1.

Как должны храниться файлы в вашем компьютере? Нужно создать такие файловые структуры, которые содержат папки с названиями часто используемых вами файлов.

Примерами таких папок могут быть: акты, письма, приказы, счета и т. д. Мы расскажем, как создать такую файловую структуру для вашего компьютера, чтобы все документы были у вас под рукой.

Как правильно сортировать файлы

Пишите дату в названии файла. Если вам важно отслеживать дату редактирования файла, используйте ее прямо в названии файла.

Дату пишите следующим образом: год в четырехзначном формате – пробел – месяц в двухзначном формате – пробел – день в двухзначном формате. Например: 2017 03 02.

Тогда проводник будет упорядочивать файлы одновременно по дате создания и по имени файла (рис. 1 ниже).

Рис. 1. Пример правильной сортировки файлов

Не используйте дату, которая начинается с календарного дня. При сортировке по названию файла проводник выстроит ваши файлы в неправильном порядке: после июня будет идти май, затем апрель (рис. 2 ниже).

Это происходит потому, что проводник рассматривает цифры не как дату, а как последовательность знаков в цифровом выражении.

Правило здесь такое: сначала файлы выстраиваются по первому знаку – причем первыми идут названия с цифрами, а потом с буквами, потом по второму знаку и т. д.

Рис. 2. Пример неправильной сортировки файлов

Дробите название файла на смысловые блоки. Помещайте названия важных для вас смысловых блоков ближе к началу названия файла. Например, если вы много работаете с согласованием документов, используйте сокращенные метки для виз согласования: «Сглсн» для «Согласовано», «СглснСЗ» для «Согласовано с замечаниями» и «НСглсн» для «Не согласовано» (рис. 3 ниже).

Рис. 3. Пример названий файлов с включением смысловых меток

Неважно, какое сокращение вы выберете, главное, чтобы оно было понятным для вас и не слишком длинным. В файловой системе Windows есть ограничение на суммарную длину названия файла и пути к нему.

Максимальная длина названия файла и пути – 256 символов.

Чем грозит превышение этой длины? Если вы захотите переписать файлы на другой носитель, их нельзя будет перенести с оригинальными названиями – из понятных названий получится смесь латинских букв и символов.

Смысловые метки всегда должны идти в одной и той же последовательности и соответствовать той классификации документов, которая отражает работу вашей организации. Образец расширенной классификации документов в виде наглядной интеллект-карты.

Как организовать файлы в иерархическую структуру

Когда мы храним информацию на цифровых носителях, часто не утруждаем себя ее правильной организацией, надеясь на функцию поиска. Этот процесс бывает достаточно длительным и трудоемким. Иногда поиск может не принести результата – например, если вы не сохранили нужную версию документа или заменили ее новой, сильно отличающейся версией.

Чтобы этого не произошло, организуйте ваши файлы в иерархическую структуру. Построить идеальную структуру для ваших файлов невозможно, особенно если вы только начали разрабатывать документацию. Вы можете создать ее постепенно, знакомясь с документооборотом компании.

Если же вы унаследовали большой объем информации, то сможете определить по тем файлам, которые его составляют, какие именно вам нужны папки и подпапки.

Например, на одном из компьютеров хранилась информация по сотням компаний и вопросов. Все файлы секретарь распределила по следующим папкам: клиент, субподрядчик, смежник, конкурент, гос.

организации, ЖКХ, связь, ремонт и обслуживание офиса, регулирующий орган, персонал и др. Внутри каждой папки сделала подпапки одного или двух уровней. Папки и подпапки отсортировала по алфавиту (рис. 4 ниже).

Для более наглядного представления иерархической структуры файлов рекомендуем сделать интеллект-карту. Образец интеллект-карты здесь.

Рис. 4. Пример иерархической структуры файлов

Как структурировать файлы с помощью ярлыков и гиперссылок

Мыслить в иерархиях – это умение. Для того чтобы привыкнуть, требуется время. Однако проблема появляется тогда, когда один файл по логике принадлежит к двум и более категориям.

Пример. Вы хотите, чтобы один документ был в папке «Конкурент» и в папке «Субподрядчик», а другой – в папке «Личный состав / Заявление» и в папке «Срочные». Если вы просто скопируете документ из одной папки в другую, то неизбежен тот момент, когда вы отредактируете одну копию, а во второй забудете сделать правки. Это нарушит целостность информации и внесет неразбериху в документацию.

Выходов из ситуации может быть два: воспользуйтесь ярлыками или гиперссылками.

Используйте ярлыки. Если вам нужно поместить документ во вторую по счету папку, поместите в нее не сам документ, а его ярлык – указатель на первоначальный файл. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на нужном файле и в выпадающем меню нажмите кнопку «Создать ярлык». Появится файл типа «Ярлык».

Теперь переместите его в нужную папку – для этого используйте команды «Вырезать» и «Вставить». Вы можете копировать ярлык неограниченное число раз и помещать копии ярлыка в нужные вам папки.

Теперь в какой бы папке вы не открыли оригинальный файл или один из его ярлыков, вы будете работать только с первым и уникальным документом.

Используйте гиперссылки. В этом случае вы можете даже не создавать разветвленную иерархию папок и подпапок – создайте несколько самых необходимых. Вы будете упорядочивать документы в специальном файле, который можете создать в MS Word, MS Excel или в любом другом документе, который поддерживает работу с гиперссылками, – например, в интеллект-карте.

Приведем пример регистрационного документа, созданного в Excel. Этот документ, в терминологии Excel – книга, должен содержать некоторое количество листов, которые будут носить названия основных категорий файлов, хранящихся на вашем компьютере. Варианты категоризации мы обсуждали выше.

Приведем пример простой категоризации для рабочего места секретаря отдела кадров.

Далее на ячейке, в которую вы хотите поместить гиперссылку, щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт «Гиперссылка…». В открывшемся окне выберите путь к нужному файлу (1) и при необходимости добавьте подсказку к вашей гиперссылке (2), которая будет появляться при наведении курсора мышки на ячейку с гиперссылкой (рис. 5 ниже).

Рис. 5. Добавление гиперссылки и подсказки для нее

Таким образом, вы можете создать личную регистрационно-контрольную книгу, в которой будут храниться ссылки на все ваши документы. Вы сможете мгновенно найти и открыть любой из них, вне зависимости от того, где бы он ни хранился.

1. Чтобы отсортировать файлы, пишите дату в их названии в особом формате. Дробите название файла на смысловые блоки. Помните, максимальная длина названия файла в Windows и пути к нему – 256 символов.

2. Вам под силу создать свои категории и упорядочить файлы в иерархическую структуру, так вы сможете получить уникальное решение для хранения файлов и документов на вашем компьютере.

3. Используйте ярлыки и гиперссылки взамен дублирования файлов, и вам не придется дважды делать одну и ту же работу по редактированию документов.

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

Какое название файла будет правильным с точки зрения сортировки по дате создания?

Источник: https://e.sekretaria.ru/586691

Как навести и поддерживать порядок в компьютере, чтобы быстро находить всё необходимое

Как упорядочить документы

Сначала нужно провести генеральную уборку: разобраться со всеми файлами, документами и закладками, организовать их и упорядочить.

Документы

  1. Просмотрите файлы, удалите ненужные.
  2. Каждый важный документ переименуйте так, чтобы его можно было найти по ключевому слову, дате, теме.
  3. Рассортируйте документы по папкам.

  4. Общую папку с важными документами необходимо сохранить где-нибудь ещё. Например, на отдельной флешке, но лучше — в облачном хранилище.

  5. Убедитесь в том, что дубликаты ваших документов:
    • упорядочены не хуже оригиналов;
    • надёжно защищены.

Фотографии и картинки

  1. Просмотрите все фотографии и обязательно удалите повторяющиеся, неудавшиеся и случайные снимки. Избавьтесь от тех, которые не хочется пересматривать.
  2. Рассортируйте фото по датам. Я также предпочитаю после даты вписывать локацию или название события в название папки. Например, «02.09.2015. Львов».

    Это помогает не только организовать папки, но и найти потом нужную по ключевому слову.

  3. Как раз сейчас самое время достать флешку. Когда разбираешь фотографии, всегда найдутся те, которые нравятся особенно сильно. Так как мы наводим порядок раз и навсегда, вы вряд ли будете перебирать все снимки снова.

    Так что это идеальный момент для того, чтобы скопировать любимые фото на флешку и распечатать их позже. Если хочется, конечно.

  4. Как и в случае с важными документами, папки с самыми дорогими сердцу фотографиями дополнительно скопируйте в облачное хранилище. Следите за тем, чтобы и в облаке все снимки были упорядочены.

  5. Для изображений из интернета, рисунков, иллюстраций создайте отдельную папку. Систематизируйте файлы внутри так же, как и фотографии, только распределяйте по папкам с названием-тегом.

Другое

  1. Наибольшее количество мусора обычно скапливается в папках загрузок — там, куда автоматически отправляются файлы после скачивания. Найдите такие папки и хорошенько их разберите.
  2. Не забывайте о рабочем столе. Сюда мы часто сохраняем файлы, которые понадобятся в ближайшее время, а удалить забываем. Разберите то, что накопилось, и избавьтесь от ненужного.

Электронная почта

В ящиках скапливается столько писем, что сложно найти нужное. Вам понадобится время и терпение, чтобы разобраться с почтой, но это того стоит.

  1. Удалите письма с рекламой. Отправляя их в корзину, выбирайте опцию автоматической блокировки адреса: тогда вы больше не увидите подобную рассылку.
  2. Создайте удобные фильтры-метки, распределите их по письмам.
  3. Наиболее важные письма:
    • нужно отметить соответствующим фильтром;
    • можно сохранить отдельно как документ (и тогда придерживаться правил хранения документов), отправить в Evernote или облачное хранилище.

Упростить разбор почты поможет Gmail offline. Все изменения, которые вы сделаете, вступят в силу после подключения к интернету. Письма уйдут к адресатам, ненужная корреспонденция удалится. Пользуйтесь, когда выдастся минутка без интернета.

Обязательно попробуйте пользоваться почтовыми клиентами. Эти приложения позволяют управлять письмами и не потерять важное сообщение.

Закладки

  1. Пересмотрите все страницы, сохранённые как закладки.
  2. Сайты, на которые возвращаетесь ежедневно, сохраните на стартовой странице или на панели закладок.

  3. Статьи, которые вы собираетесь прочитать позже, скачайте в виде документа или перенесите в отдельную папку.
  4. Остальные закладки группируйте по тематическим папкам.

Пользуйтесь сервисами для закладок: с ними будет удобнее и сортировать сохранённые страницы, и добавлять новые. Вот несколько интересных решений:

Что делать, чтобы избежать генеральных уборок в будущем

Вам придётся обзавестись несколькими полезными привычками:

  1. Важные файлы переименовывайте сразу, причём так, чтобы вы могли с лёгкостью отыскать документ или изображение по названию.
  2. Старайтесь как можно реже сохранять файлы там, где им не место. Точно так же, как одежда, сложенная кое-как на стуле, эти файлы будут создавать беспорядок вокруг себя.
  3. Используйте сервисы для хранения файлов и ведения записей.

Для фотографий

Фотографии можно хранить и сортировать при помощи онлайн-сервисов. У каждого из них есть свои преимущества и недостатки, поэтому стоит выбрать именно тот, который лучше всего отвечает вашим потребностям.

  • Flickr. Фотосервис дарит 1 ТБ свободного места каждому новичку. У него приятный интерфейс. Есть и веб-версия, и приложения.

Разработчик: Flickr, Inc.

Цена: Бесплатно

  • «Google Фото». Один из лучших сервисов для обработки, сортировки и хранения снимков. Удобное управление, синхронизация между устройствами. Правда, есть ограничение на качество загружаемых фотографий и видео.

Цена: Бесплатно

Цена: Бесплатно

Для документов

Помимо хорошо известных сервисов для создания документов и записей, обратите внимание и на неочевидные решения. Возможно, вам будет намного удобнее вести записи в одном из этих редакторов:

  • Paper;
  • Notion;
  • Zoho Notebook;
  • iA Writer.

Облачные хранилища

Какое бы облачное хранилище вы ни выбрали: Dropbox, «Google Диск», «Яндекс.Диск», OneDrive или ещё что-то, позаботьтесь о том, чтобы найти клиент для работы с ним. Особенно если вы используете несколько сервисов сразу. Вот несколько решений:

  • Cloudo — для работы с облачными сервисами и хранилищами.
  • Mover — сервис для переезда из одного облака в другое.

А какие приложения и сервисы используете вы, чтобы поддерживать порядок в компьютере?

Источник: https://Lifehacker.ru/poryadok-v-kompyutere/

Организация и хранение документов дома

Как упорядочить документы
Документы есть в каждом доме, и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны,инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства,дипломы….

Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуютсяобычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно. Вот поэтому онидолжны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести кминимуму.

Сегодня об этом).

1 шаг.Выкинуть лишнее

2 шаг. Сортировкаоставшегося.

3 шаг. Организоватьхранение.

У менядокументы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы,а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все эторазбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнемубыли заняты этим добром.

В этом году я решила организовать хранение иначе. Носначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблюэто слово, но… так емко характеризует процесс).

Вот задумалась, если бы не гипсна ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.

1 шаг. Размусоривание

Складываемвсю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции  идокументы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.

Выкидываем инструкцииот тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны.Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.

2 шаг. Сортируем

 Это можно делать попутно с размусориванием.Просто всё, что необходимо оставить сразу раскладывать по тематическим группам: личные документыкаждого члена семьи, медицинские документы, недвижимость…

3 шаг. Организацияхранения

Самыйприятный и творческий процесс.

Начала я синструкций и гарантийных талонов. Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы имипользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-тодаже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Явообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила яперевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительнаякуча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» вноутбуке.

Расскажу как. В сети есть практически всеинструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) искачать файл pdf илиобычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я ихотсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информациюпо отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель,коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колеркраски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, этаработа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее.Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебиратьи размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкийшрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала этопо мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное,что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешнийноситель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.
Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.

Остальныедокументы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!

Хранитьдокументы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальномхранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.

Ящик длядокументов у меня уже есть – размеры ящиков я еще при заказе мебели делалатакие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без негообойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы впапки, подписала их и составила в ящик.

Те что реже используются (документы направо собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, частоиспользуемые ближе.

! Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-токрасивое, чтобы не портить интерьер.

 

! Большое количество папок, на мой взгляд, не оченьудобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в болеекрупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурироватьдокументы внутри.

Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).

Папкиполучились такие:

  • документы нанедвижимость по каждому объекту отдельно;
  • документы наавто;
  • личная папкадля каждого члена семьи;
  • медицинскаяпапка для ребенка;
  • квартирнаяпапка (документы по электрике, счетчикам на воду, договор с телефонной станцией…);
  • старыеплатежи (архив за три года);
  • текущиеплатежи «платежи 2018» (в большой конверт положила дополнительно средний смаркировкой «оплачено»).

Папка скоммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока нерискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, приплатежах онлайн, их история хранится 3-5 лет.

То есть при любых недоразуменияхс коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в историиплатежей соответствующий чек.

С этого года чеки я распечатывать перестала,просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, есличто, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.

Если нетспециального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдетлюбая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместитьсяконверты А4. Можно использовать и обычную коробку нужного размера, простообклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.

Вот такиеварианты тоже очень удобны:

В этих лотках храню на кухне рецепты. Были они простыми деревянными из икеи, краска+декупаж вписали их в интерьер. 
  • бокс для подвесных папок;
  • папка-портфельс отделениями, их можно промаркировать (именно так у меня хранились документыраньше);
  • папка сфайлами;
  • подвесныепапки с разделителями.

Итог проведеннойработы мне понравился. Особой красоты и творческих моментов, конечно, нет, но ицель такая не стояла. Целый ящик освободился, все структурировано и быстронаходится, убирать на место тоже удобно.

Неплохо завести папку или вертикальный лоток под входящие документы. Туда складывать новые инструкции, свежие квитанции. Назначение такой папки одно: ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ еще неразобранных документов в ОДНОМ МЕСТЕ. При первой возможности это хранилище надо разбирать, отправляя бумажки по своим местам, стремиться к тому, чтобы оно пустовало или, по крайней мере, не переполнялось.Если есть желание тоже упорядочить документы, просто СДЕЛАЙТЕ ЭТО)! Всем удачи в наведении порядка.

Про расхламление дома можно еще почитать здесь и здесь. А вот статья о методе конмари. Как организовать хранение косметики, читайте ЗДЕСЬ.  

Здравствуйте, я рада, что Вы зашли на огонек!
Обо мне):

– Папа,папа, а кто это там в углу – лохматенький…с красными глазками…всю ночьсидит?
– Не бойся,малыш…это же наша мама блог ведет…






Меня зовут Лера. Ко мне можно и нужно на «ты». Питерская – это немоя фамилия. Просто я живу в Санкт-Петербурге. Часто, когда спрашивают откудая, отвечаю: «Питерские мы».

О себе трудно рассказать: или клонит в избыток, или совсемнечего сказать. Подглядела идею у других блогеров и поняла , что по пунктам, несвязывая одно с другим, может получиться. 

  • Я мама дочери –подростка, замужем один раз и давно). И еще внашей семье проживают два кота, точнее, кот и кошка. Мы их не звали, такполучилось.
  • Два высших образования за плечами, правда, одно чуть-чуть недо конца, не написала диплом, по причине глубокой беременности,физико-математическая школа тоже где-то болтается среди моих регалий))).
  • Перфекционист. В крайней форме проявления. Либо идеально,либо никак. А идеально не будет никогда. С этим и живу.
  • Не боюсь осваивать новое. Наверное, поэтому успелапоработать в школе учителем, менеджером по персоналу, менеджером по продажам,поруководила строительно-отделочной фирмой (именно тогда увлеклась дизайном иэргономикой пространства), после сделала интернет-магазин, где в процессепоняла, что торговля совсем не моё…а теперь я –блогер.
  • Люблю свой дом, постоянно пытаюсь что-то улучшить в нем и …минимизировать трудовые затраты на поприще домохозяйства не в ущерб семье и квартире. И, кажется, неплохие успехи в этом уже есть. Именно отсюда пришла идея создать блог. Какое-то время домашняя круговерть пыталась сделать из меня недочеловека: плита, стиралка, утюг, готовка и прочие “радости” домохозяйстваИсточник: https://www.valeryhomeblog.ru/2018/09/hranenie-dokumentov.html

    Как организовать хранение домашних документов

    Как упорядочить документы
    Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и  инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.

    Хранение документов в доме

    В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.

    Как навести порядок в документах?

    Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.Шаг 2. Рассортирует бумаги по категориям. Я предлагаю таким образом:

    • документы на квартиру
    • медицинские док-ты
    • налоговые
    • кредитные
    • квитанции об оплате
    • чеки и гарантийные талоны и так далее

    Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.

    Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с размусориванием и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.

    Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.

    Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).

    Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.

    Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.

    Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях.

    При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ.

    Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но  и сэкономите деньги.

    Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом.

    К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки.

    В них очень удобно складывать небольшие документы.

    Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз.

    Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг.

    Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.

    Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.

    И еще один нюанс,  о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.

    Ну и последнее,  не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!

    А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!

    Источник: https://homeblogkate.ru/xranenie-dokumentov-doma/

    Как упорядочить документы

    Как упорядочить документы

    Кто должен наводить порядок в документах? С чего начать? В чем хранить документы и как подшить их в папки? О том, как делают это опытные делопроизводители, рассказала эксперт по делопроизводству Татьяна Войцехович.

    • Поиск документов затруднен из-за нагромождения бумаг на столе, в шкафах и пр.
    • Проблематично отследить срок выполнения поручений.
    • Документы часто не регистрируются и без контроля передаются на выполнение в структурные подразделения.
    • Дублируются номера на документах: приказах по основной деятельности, кадровых документах и др.
    • При увольнении работников документы не передаются в срок.
    • Если работник отсутствует на рабочем месте (в отпуске, на больничном), нужный документ невозможно найти.
    • Оригиналы документов и их копии перемешаны вместе.

    Это может быть секретарь руководителя. Обычно в небольших организациях на него возложены обязанности по организации работы с документами.

    В средних и крупных компаниях наведение порядка может быть поручено отдельному структурному подразделению. Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

    Упорядочить документопотоки поможет распределенная система ответственности: в каждом структурном подразделении могут быть назначены работники, в обязанности которых будет входить ведение делопроизводства. Например, этим может заняться один из работников подразделения плюсом к основным должностным обязанностям. Приказ о соответствующем назначении подписывает руководитель организации.

    Как упорядочить документы. Основные этапы

    Изучите документы.

    https://www.youtube.com/watch?v=DrVqK0mPOx0

    Определите классификационный принцип: составьте список категорий (видов, типов) для сортировки; если нужно – подкатегорий (подвидов, подтипов). Например, основная категория документов – договоры, их подкатегории – договоры на предоставление услуг, кредитные договоры, договоры аренды и т.п.

    Рассортируйте документы согласно списку. Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.

    Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии. По закону копии документов хранятся до минования надобности. После этого их можно уничтожить.

    . Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба). Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

    Меняйте делопроизводство, но постепенно

    Систематизация документов – только часть работы. Важно организовать движение документов в организации таким образом, чтобы проводить уборку как можно реже.

    Для этого обязательно нужно регистрировать входящие и создаваемые документы, контролировать документы, которые находятся в работе, вовремя перемещать отработанные документы в папки и короба согласно выбранному классификационному принципу.

    Также рекомендуется разработать локальный нормативный акт – инструкцию по делопроизводству, закрепляющую единые правила работы с документами всех работников компании.

    © НААР.РУ

    Источник:

    Как правильно систематизировать документы и организовать их хранение? | Охрана труда

    По объективным, не зависящим от нас причинам, каждый день в любой организации возникает определенное количество документов. Если их не систематизировать, то разобраться в них будет совершенно невозможно. Ведь все эти документы создаются с определенной целью, а как найти документ, который вдруг понадобился начальнику или проверяющему, если все бумаги складываются в одну большую стопку.

    Принято разделять документы на входящие (полученные от других организаций либо из других подразделений) и исходящие (предназначенные для отправки). Исходящие документы обычно либо оформляют в двух оригинальных экземплярах, либо сразу делают копию. После этого, оригинал отправляют по назначению, а копия (либо второй оригинал) остается в канцелярии.

    Для того чтобы любую бумажку в нужный момент можно было найти, существует система хранения документов. Все документы распределяются по делам, а каждое дело собирается в отдельную папку или несколько папок, если документов в деле много. Папки лучше всего хранить в специальных шкафах для хранения документов.

    Обычно практикуется хранение документов в делопроизводстве. Но, когда бумаг становится слишком много, рекомендуется проводить экспертизу ценности документов. Все документы имеют свои сроки хранения.

    Например, сроки хранения кадровых документов, как и всех документов, содержащих персональные данные – 75 лет. Длительность хранения регламентируется законодательством и локальными документами предприятия.

    В зависимости от сроков хранения документов, в организации проводится разделение документов по группам. Для каждой группы составляется перечень документов со сроками хранения. Документы, которые более не нужны, уничтожаются.

    Для этого можно использовать специальные приборы — измельчители. Если документы содержат конфиденциальную информацию, рекомендуется создавать специальную комиссию и оформлять акт об уничтожении.

    Если бумаг, которые уже не используются, но должны быть сохранены, становится слишком много, для хранения документов используют их архивирование.

    То есть, выделяется отдельное помещение, которое можно запереть, и туда складируют все документы длительного хранения. С документов, которые хранятся в архиве, но постоянно используются в работе, рекомендуется сделать копии.

    Таким образом , удастся сберечь оригиналы, не нарушив производственный процесс.

    Если нет возможности выделить отдельное помещение, либо нет возможности создать для документов необходимый режим сохранности, рекомендуется воспользоваться услугами хранения документов.

    Для этого нужно заключить договор хранения документов с фирмой, которая имеет специально оборудованное хранилище, инфраструктуру и соответствующий персонал. Внеофисное хранение документов обладает рядом преимуществ.

    В любой момент можно заказать копию нужного документа либо заказать доставку оригинала. А по окончании срока хранения, документы будут конфиденциально уничтожены.

    Источник:

    Как систематизировать кадровые документы

    • 1 Порядок формирования дел
    • 2 Подшивка документов в дела
    • 3 Период формирования

    Вести работу по формированию дел нужно повседневно в пределах календарного года. Эта работа состоит из следующих операций:

    • распределение документов по папкам (делам) и подшивка их в дела;
    • расположение документов внутри дела в определенной последовательности (обычно хронологической);

    Порядок формирования дел описан в пункте 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Рекомендации к формированию дел также приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

    Коммерческим организациям, а также бюджетным, не отнесенным к источникам комплектования архивов, соблюдать все требования, приведенные в этих документах, необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г.

    № 526).

    Подшивка документов в дела

    В конце календарного года нужно завести столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры перенесите заголовки дел и индексы, а на корешках проставьте только индексы. После этого в папки можно помещать документы будущих дел. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

    При распределении документов по папкам (делам) нужно руководствоваться следующими правилами:

    • подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появятся какие-либо неустановленные документы, сформируйте их в отдельные дела. Для этого в номенклатуре предусмотрите резервные номера;
    • подшивайте документы в дела только после их исполнения. Неисполненный документ может понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно;
    • подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;
    • подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Исключение могут составить экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.;
    • в деле должно быть не более 250 листов. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

    Такие правила формирования дел установлены пунктом 3.2.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

    Ситуация: какое название организации указать на обложке дела, если в течение периода, пока оно ведется, организация была переименована?

    При изменении названия организации (структурного подразделения) на обложке дела допишите новое название. Аналогично нужно поступить и при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение). Об этом сказано в пункте 3.4.2.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

    Источник: https://soveti-masterov.com/sovety/kak-uporyadochit-dokumenty.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.